Гресь Н.Л. ЩОДО РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

Гресь Н.Л.
Державний вищий навчальний заклад
«Національний гірничий університет»,
доцент кафедри обліку та аудиту,
к.п.н., доцент

    Сьогодні обов’язковість забезпечення працівника коштами для здійснення поточних витрат під час його службового відрядження (авансом) передбачена тільки для підприємств (установ, організацій), які повністю або частково утримуються (фінансуються) з державного бюджету  (далі  бюджетні підприємства) [1, розд. І п. 4 та розд. ІІ п. 11]. Для підприємств інших форм власності така норма чинним законодавством не передбачена, тому вони, зазвичай, порядок виплати авансу працівникові перед виїздом у  відрядження або перед виконанням доручених адміністрацією окремих цивільно-правових функцій закріплюють у власному положенні про відрядження (або у наказі про відрядження). Зазвичай цей грошовий аванс може виплачуватись працівникові готівкою або надходити як безготівковий на відповідний рахунок його платіжної картки. Інколи, у рамках виконання своїх професійних обов’язків, працівник добровільно може фінансувати певні витрати (витрачати власні кошти) на користь роботодавця. Після завершення відрядження або виконання інших цивільно-правових дій такий працівник складає та подає в бухгалтерію звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, додавши до нього підтвердні документи, що слугують підставою для відшкодування (з огляду на встановлені законодавством граничні норми)  цих коштів у повному обсязі.
    Визначимо, як саме  змінюється обліковий статус працівника, направленого у відрядження або скерованого на виконання певних цивільно-правових функцій, залежно від економічного змісту грошових відносин між ним та роботодавцем. Відомо, що з моменту отримання грошового авансу працівник стає підзвітною особою, тобто дебітором – фізичною особою, яка має фінансову дебіторську заборгованість перед підприємством. А тоді, коли вона своєчасно «не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення третього або п’ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня», що настає за днем, у якому завершено відрядження або мало місце «виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт)»,  ця особа набуває ще й статусу платника податку [2, п. 4]. Витративши ж власні кошти, від моменту затвердження звіту про їх використання під час відрядження або в інших передбачених законодавством випадках,  працівник набуває статусу кредитора – фізичної особи, перед якою підприємство має фінансову заборгованість. Кредиторську заборгованість обліковують до моменту її погашення шляхом видачі працівникові-кредитору готівки із каси підприємства або шляхом перерахування коштів на його картрахунок (на банківську пластикову картку).
    Наразі спостерігаємо парадоксальну ситуацію, коли працівник, будучи для підприємства кредитором, змушений звітувати про витрачені на його користь власні гроші складаючи документ про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, котрих він, власне, не отримував. Незважаючи на те, що в п. 2 та п. 6 Порядку № 841 [2], чітко визначено, що такий звіт «складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) … кошти», Міндоходів України (тепер Державна фіскальна служба України) своєму листі №  6091/6/99-99-22-02-04-15/169 [3]  вказує, що «незалежно від того, видавався аванс на відрядження, чи витрати під час відрядження здійснювались за власні кошти, працівник підприємства зобов'язаний подати звіт про використані кошти, видані на відрядження або під звіт, у терміни, встановлені пп. 170.9 ст. 170 ПКУ». Зважаючи на те, що згаданий лист [3]  центрального органу виконавчої влади, котрий забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, не є нормативно-правовим актом, а лише є лише службовою    кореспонденцією, тому він може носити лише  роз'яснювальний, інформаційний  та  рекомендаційний  характер  і не містить нових правових  норм. Отже, висловлена в ньому вимога, за якою працівник-кредитор має оформляти однаковий з підзвітною особою документ, є неправомірною.  
    Цілком логічним є те, що особа, яка не отримувала грошовий аванс, а, виконуючи завдання керівника підприємства, використала власні кошти,  з огляду на економічний зміст господарських операцій, має звітувати про зроблені витрати дещо інакше, ніж підзвітна особа [4, с. 44].
    На підставі вищевикладеного,  відображення  розрахунків з працівником-кредитором  на субрахунку 372[5], не можна вважати обґрунтованим, бо останній фіксує операції з  підзвітними особами, тобто в ньому ведуть облік одного з видів дебіторської заборгованості. За своїм економічним змістом цей рахунок  активний. Активно-пасивним він стає тільки в разі перевитрати підзвітною особою грошового авансу. Кредиторську заборгованість з працівником, що виникла під час виконання ним функціональних обов’язків у відрядженні або реалізації інших цивільно-правових дій  за дорученням керівника,  доцільно обліковувати на субрахунку 685, призначеному для ведення операцій з іншими кредиторами, причому тих,  «що не можуть бути відображені на рахунках 63–67» та «на інших субрахунках рахунку 68 «Розрахунки за іншими операціями» [5].

Список використаних інформаційних джерел

    1. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон: Наказ Міністерства фінансів України 13.03.1998 № 59   [Електронний ресурс] /  М-во фін. України. – Текст. дані. – Київ, 1998.  – Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98/page. – Назва з екрана.
    2. Порядок  складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт: Наказ Міністерства
фінансів України 28.09.2015 № 841 [Електронний ресурс] /  М-во фін. України. – Текст.  дані. – Київ, 2015. – Режим доступу:
http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15. – Назва з екрана.
    3. Про необов’язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами: Лист Міністерства доходів і зборів України 03.07.2013  № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // Вісник. Офіційне видання Державної фіскальної служби України [Електронний ресурс] / Держ. фіск. служба України. – Текст. дані. – Київ, 2013.  – Режим доступу: http://visnuk.com.ua/ua/news/id/418. – Назва з екрана.
    4. Гресь Н.Л. Актуальні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами / Н.Л. Гресь // Бухгалтерський облік і аудит. – 2016. – № 10. – С. 41–47.
    5. Інструкція  про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій: Наказ Міністерства фінансів України 30.11.1999  № 291 [Електронний ресурс] /  М-во фін. України. – Текст. дані. – Київ, 1999.   – Режим доступу: http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99. – Назва з екрана.